Tôi từng nghe câu "Em không có thời gian, em bận quá" từ rất nhiều học viên. Đây là lý do tôi nhận được khi học viên nào đó chưa làm bài, hoặc chưa đọc bài đọc bắt buộc mà tôi đã gửi. Sau đó, đến buổi thực hành, hoặc buổi giảng, các bạn lại nói rằng bài giảng nhanh quá hoặc thao tác nhanh quá (dù chỉ có 35 slide được giảng trong 3,5 - 4 tiếng đồng hồ). Nhìn sang bên cạnh, những học viên khác lại theo kịp, thậm chí còn thấy thầy đang làm chậm quá.
Ai cũng muốn đi tắt đón đầu, sinh sau đẻ muộn nhưng muốn vượt người trước đã xuất phát trước mình.
Vậy không có cách nào khác ngoài việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Có một câu chuyện về quản trị thời gian mà có lẽ các bạn đều đã được nghe. Tôi xin kể lại như sau.
Câu chuyện về quản lý thời gian
"Một người giáo viên bước vào lớp học với chiếc bình thủy tinh trống rỗng, một cái túi đá to, một túi sỏi nhỏ và một túi cát cũng nhỏ xinh như hai túi đá kia.
Ông để chúng lên bàn và bắt đầu xếp những viên đá to ở túi thứ nhất vào chiếc bình. Khi viên đá cuối cùng chạm đến miệng bình, ông hỏi những sinh viên của mình rằng bình đã đầy chưa? Các sinh viên đáp: “Thưa thầy, đầy rồi ạ”.
Người thầy giáo tiếp tục cầm túi sỏi thứ hai đổ vào bình rồi lắc nhẹ. Những viên sỏi nhỏ hơn viên đá nên chúng nhanh chóng lọt vào khe hở giữa các viên đá. Ông lại hỏi “Các em thấy bình đã đầy chưa?”, nhóm sinh viên đồng thanh: “Đầy rồi ạ”.
Ông mỉm cười lắc đầu rồi tiếp tục đổ nốt túi cát còn lại vào chiếc bình. Rồi ông lại lắc nhẹ, cát tràn vào mọi chỗ trống còn lại của chiếc bình. Khi không thể đổ hơn được nữa, câu hỏi cũ lại vang lên “Các em thấy bình đã đầy chưa?” và câu trả lời cũng vậy, vẫn giữ nguyên “Thưa thầy, đầy rồi ạ”.
Người thầy đưa ánh mắt nhìn đám sinh viên và tiếp tục rót nước vào bình. Nước từ từ ngấm qua cát, lấp đầy những khe hở giữa các viên sỏi và đá, rồi từ từ mới chạm tới thành bình.
Câu chuyện này chứa đựng rất nhiều điều hay về quản lý thời gian. Chuyện gì sẽ xảy ra, nếu ta đổ vào bình theo thứ tự ngược lại, ta sẽ cho cát vào trước, cho sỏi vào sau, và cuối cùng là đá? Các bạn dễ dàng trả lời rằng ta sẽ không thể nào cho đá vào được, vì sỏi và cát đã chiếm hết không gian của chiếc bình rồi.
Công cụ quản trị thời gian: phương pháp Eisenhower Box
Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box mang tên Tổng thống Eisenhower - vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ đã phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Khi được hỏi về cách phân bổ thời gian để hoàn tất công việc với cương vị là Tổng thống của cường quốc hàng đầu thế giới, câu trả lời của ông là một ma trận hình vuông chia thành bốn hộp, gồm các trục tọa chia những việc cần thực hiện thành 4 loại để ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Người thầy giáo tiếp tục cầm túi sỏi thứ hai đổ vào bình rồi lắc nhẹ. Những viên sỏi nhỏ hơn viên đá nên chúng nhanh chóng lọt vào khe hở giữa các viên đá. Ông lại hỏi “Các em thấy bình đã đầy chưa?”, nhóm sinh viên đồng thanh: “Đầy rồi ạ”.
Ông mỉm cười lắc đầu rồi tiếp tục đổ nốt túi cát còn lại vào chiếc bình. Rồi ông lại lắc nhẹ, cát tràn vào mọi chỗ trống còn lại của chiếc bình. Khi không thể đổ hơn được nữa, câu hỏi cũ lại vang lên “Các em thấy bình đã đầy chưa?” và câu trả lời cũng vậy, vẫn giữ nguyên “Thưa thầy, đầy rồi ạ”.
Người thầy đưa ánh mắt nhìn đám sinh viên và tiếp tục rót nước vào bình. Nước từ từ ngấm qua cát, lấp đầy những khe hở giữa các viên sỏi và đá, rồi từ từ mới chạm tới thành bình.
Câu chuyện này chứa đựng rất nhiều điều hay về quản lý thời gian. Chuyện gì sẽ xảy ra, nếu ta đổ vào bình theo thứ tự ngược lại, ta sẽ cho cát vào trước, cho sỏi vào sau, và cuối cùng là đá? Các bạn dễ dàng trả lời rằng ta sẽ không thể nào cho đá vào được, vì sỏi và cát đã chiếm hết không gian của chiếc bình rồi.
Công cụ quản trị thời gian: phương pháp Eisenhower Box
Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box mang tên Tổng thống Eisenhower - vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ đã phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Khi được hỏi về cách phân bổ thời gian để hoàn tất công việc với cương vị là Tổng thống của cường quốc hàng đầu thế giới, câu trả lời của ông là một ma trận hình vuông chia thành bốn hộp, gồm các trục tọa chia những việc cần thực hiện thành 4 loại để ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Liên hệ với câu chuyện quản lý thời gian ở trên, chúng ta dễ dàng thấy hình ảnh ẩn dụ của Đá - Sỏi - Cát - Nước với phương pháp ma trận của Tổng thống Eisenhower:
Những viên đá lớn đại diện cho những công việc khẩn cấp và quan trọng (mức độ I). Chúng đòi hỏi bạn đặt vào đây các đầu mục nhỏ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dài hạn, các vấn đề cần được giải quyết tức thì, công việc sắp đến deadline và những nhiệm vụ trong cuộc sống. Chẳng hạn như:
- Cuộc gọi khẩn cấp, các vấn đề mang tính sự vụ cần giải quyết ngay
- Các công việc liên quan tới ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng quan trọng
- Các công việc có deadline trong ngày và các công việc cấp thiết, gửi báo cáo công việc cho sếp,
- Deadline luận văn tốt nghiệp hoặc các deadline bài tập assignment
- Kỷ niệm ngày cưới, ngày sinh nhật của bố mẹ, vợ con,…
Những viên sỏi đại diện cho những công việc quan trọng và ít khẩn cấp (mức độ II). Đây là những công việc không có thời gian cố định nhưng vẫn quan trọng nhằm đạt được mục tiêu dài hạn, cần thực hiện và hoàn thành chúng: xây dựng các mối quan hệ, lập kế hoạch cho tương lai, đầu tư cho bản thân (chẳng hạn tập gym, yoga, tham gia CLB, học thêm các khóa học bổ trợ phục vụ phát triển sự nghiệp, đọc một cuốn sách hay, viết lách), các công việc có deadline dài hạn hơn….
Cát đại diện cho những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (mức độ III). Đây là những công việc thu hút sự quan tâm của chúng ta ngay lập tức nhưng không giúp chúng ta đạt được mục tiêu. Chẳng hạn như: viết biên bản cuộc họp, trả lời email cho các công việc không quan trọng, dịch văn bản, đến ngày hẹn bạn bè đi xem phim, họp lớp,…
Nước đại diện cho những công việc không quan trọng và không khẩn cấp (mức độ IV), chẳng hạn như xem tivi, xem phim, lướt web, mạng xã hội (facebook, instagram, zalo, youtube, tiktok…) vô thức, chơi game, nhắn tin tán gẫu, mua sắm,…
Về nguyên tắc, chúng ta nên dành phần lớn thời gian ưu tiên giải quyết công việc ở mức độ II. Nếu vì thời hạn còn dài, vì không có áp lực nên hôm nay bạn trì hoãn, một ngày nào đó, những đầu công việc thuộc mức độ II (không khẩn cấp nhưng quan trọng) sẽ trở thành mức độ I (khẩn cấp, quan trọng). Tâm lý “để mai tính” hoặc “từ từ rồi làm”, “khi nào rảnh thì mình sẽ lấy ra làm” và dành thời gian cho những việc trước mắt, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn nhưng lại không có thời gian để làm hoàn chỉnh những công việc dự định, rồi mãi mãi bạn chẳng bao giờ làm công việc mức độ II, cho đến khi nó chuyển sang nhóm mức độ I. Việc ưu tiên mức độ II sẽ giúp bạn giảm những vấn đề phát sinh của nhóm I, giảm thời gian dành cho mức độ III và mức độ IV. Lúc này năng suất và hiệu suất công việc của bạn sẽ tăng lên. Để làm được như vậy, bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra.
Tuy nhiên trên thực tế, chúng ta thường hay nhầm lẫn giữa mức độ I và mức độ III. Theo Covey, nhiều người dành phần lớn thời gian cho mức độ III, nhưng lại nhầm lẫn mình đang thực hiện công việc mức độ I. Việc giải quyết các công việc mức độ I thường khó khăn, áp lực, gây tổn hao rất nhiều sức lực và mệt mỏi, căng thẳng. Do vậy, tâm lý chung là chúng ta thường “việc dễ làm trước, khó làm sau” và thường dành phần lớn thời gian giải quyết công việc khẩn cấp, không quan trọng (mức độ III). Chúng ta bị thu hút sự quan tâm cho những tình huống khẩn cấp ở hiện tại (mức độ I và mức độ III), nên luôn cặm cụi vào những công việc khẩn cấp. Chúng ta cũng thường sa đà, dành nhiều thời gian quá mức cho những công việc không quan trọng và không khẩn cấp (như lướt mạng xã hội, uống bia, tán gẫu,...) và thường trì hoãn, thiếu động lực để thực hiện một công việc quan trọng nhưng không có deadline (mức độ II). Đây chính là nguyên nhân của việc quản lý thời gian không hiệu quả. Giống như trong câu chuyện viên đá, sỏi, cát và nước ở trên. Lẽ ra về nguyên tắc, ta cho vào cốc theo thứ tự Đá – Sỏi – Cát – Nước. Nhưng thực tế, các bạn thường cho Cát và Nước vào trước, và không còn chỗ cho Đá và Sỏi – những mục tiêu, công việc quan trọng hơn.
Tiền là thứ có thể kiếm lại được, nhưng thời gian thì không. Do vậy, phân bổ nguồn lực time vào các đầu công việc sao cho tối ưu cũng là một lĩnh vực nghiên cứu của kinh tế học. Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, một vài quy tắc thực hành tốt nhất có thể áp dụng như sau:
- Luôn có To-do list hàng ngày, ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu và lên kế hoạch thực hiện
- Đánh giá mức độ quan trọng, khẩn cấp bằng cách đặt câu hỏi, và sắp xếp thứ tự ưu tiên.
- Đặt ra mục tiêu số đầu việc được giải quyết mỗi ngày
- Hãy kỷ luật và giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên: Mức độ I – Mức độ II – Mức độ III – Mức độ IV.
- Tổng kết những việc đã hoàn thành trong ngày, và tự thưởng cho bản thân.
- Hãy viết kế hoạch ra giấy vào cuối ngày làm việc hoặc buổi tối hôm trước, tâm trí bạn sẽ thảnh thơi hơn và sẽ có một giấc ngủ ngon
- Cần phải biết chắc chắn mục tiêu cuối cùng của bạn là gì, bạn muốn làm điều gì!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét